Penjaminan Mutu Fakultas

Setiap level organisasi mutu IPB mempunyai penekanan fungsi yang berbeda, yaitu sebagai berikut:

1.    Pada tingkat Institusi, SPMI menjadi tanggungjawab Rektor yang pelaksanaannya dikoordinasikan oleh KMM.  KMM bertugas dalam: (1) pengkoordinasian perencanaan dan pelaksanaan sistem penjaminan mutu secara keseluruhan di IPB, (2) pengkoordinasian pembuatan perangkat yang diperlukan dalam pelaksanaan sistem penjaminan mutu di IPB, (3) pengkoordinasian dalam monitoring pelaksanaan sistem penjaminan mutu, (4) mengkoordinasikan pelaksanaan internal asesmen dan (5) pengkoordinasian pelaksanaan pelaporan pelaksanaan penjaminan mutu di IPB kepada Rektor.  KMM dipimpin oleh seorang Kepala.  Kepala KMM berfungsi sebagai Manajer Representatif (MR) tingkat Institusi, Wakil Dekan berfungsi berfungsi sebagai MR di tingkat Fakultas, dan Sekretaris Departemen berfungsi sebagai MR di tingkat Departemen.  Penekanan fungsi setiap level organisasi penjamin mutu, di tingkat Institut ditekankan pada fungsi manajemen mutu terpadu (Total Quality Management/ TQM), ditingkat Fakultas ditekankan pada fungsi penjaminan mutu (Quality Assurance). Pada tingkat Fakultas, penanggung jawab GPM adalah Dekan, Ketuanya adalah Wakil Dekan, dan anggotanya adalah seluruh Ketua Departemen di fakultas.  GPM membantu Dekan dalam (a) Mengawal proses penetapan dan pemenuhan standar mutu/ sasaran mutu pengelolaan pusat-pusat/ departemen/ direktorat/ unit lain yang ada di lingkup kerjanya secara konsisten dan berkelanjutan, (b) Melakukan monitoring setiap saat terhadap seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, (c) Melakukan evaluasi secara periodik terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, (d) Membuat laporan dan rekomendasi tindakan korektif secara periodik kepada Dekan atas hasil monitoring dan evaluasi yang dilaksanakan, (e) Melakukan verifikasi terhadap laporan evaluasi diri yang dibuat setiap tahun oleh unit di lingkup kerjanya.  GPM dibentuk melalui SK Dekan.

2.    Pada tingkat departemen,penanggungjawab GKM adalah Ketua Departemen, ketua GKM adalah Sekretaris Departemen dan anggotanya dibentuk sesuai kebutuhan departemen.  Tugas GKM adalah membantu Ketua Departemen dalam (a) Melakukan monitoring terhadap pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non-akademik sesuai dengan prosedur, ketentuan, perjanjian dan peraturan perundang-undangan yang berlaku, (b) Melakukan monitoring pelaksanaan seluruh kegiatan akademik dan non-akademik agar dapat memenuhi standar mutu dan sasaran mutu yang telah ditetapkan, (c) Melakukan evaluasi bersama Ketua Departemen untuk tindakan korektif yang lebih dini terhadap pelaksanaan seluruh aktivitas penyelenggaraan akademik dan non-akademik di lingkup kerjanya, (d) Pengkoordinasian pembuatan laporan evaluasi diri mengikuti standar-standar dan parameter yang telah ditentukan.  GKM dibentuk melalui SK Ketua Departemen.

Dalam implementasi sistem penjamin mutu, KMM, GPM dan GKM berkoordinasi untuk mencapai sasaran mutu yang ditetapkan. Setiap tahun, Fakultas, Departemen dan Program Studi mengisi borang SPMI, kemudian dilakukan asesmen internal yang dikoordinasikan oleh KMM dan audit sumberdaya yang dikoordinasikan oleh Kantor Audit Internal. Asesmen dan audit dilakukan setiap tahun terhadap penyelenggaraan akademik dan non akademik di fakultas departemen.  Hasil asesmen dan audit tersebut merupakan temuan baik temuan yang bersifat positif maupun negatif.  Temuan negatif harus segera ditindaklanjuti.

Standar mutu yang digunakan IPB dalam SPMI adalah gabungan dari Standar Nasional Pendidikan (SNP), Standar BAN-PT dan Standar yang ditentukan oleh IPB sendiri.  Standar tersebut tercantum dalam Peraturan Rektor No.006/I3/OT/2008 yang dapat dilihat pada Tabel 3.

Tabel 3. Standar mutu pendidikan di Institut Pertanian Bogor.

Pelaksanaan penjaminan mutu dilakukan sebagai berikut.  Di level Fakultas, Ketua Gugus Penjaminan Mutu, yaitu Wadek Akademik dan Kemahasiswaan, mengingatkan Ketua Gugus Kendali Mutu untuk membuatevaluasi diri.  GKM di departemen dengan dibantu oleh staf lain mengumpulkan semua data dan informasi mengenai kondisi, profil dan kinerja program dan menulis laporan evaluasi diri mengkuti standar-standar dan mengacu pada sasaran mutu yang telah ditetapkan.

Pembuatan evaluasi diri departeman dilakukan tiap tahun mengikuti format yang disyaratkan oleh BAN-PT dengan penambahan yang diperlukan IPB, termasuk borang-borang yang dipergunakan dengan berapa tambahan borang sesuai dengan standar IPB.Evaluasi diri dilakukan secara terpisah untuk masing-masing Program Studi S1, S2, dan S3. Dokumen evaluasi diri harus ini dapat menunjukkan kinerja unit, terutama dari capaian indikator utama dari sasaran mutu yang telah ditetapkan.  Evaluasi diri tersebut dikirimkan ke fakultas dan juga ke KMM dan KAI.   Selanjutnya KMM dan KAI melakukan koordinasi dengan tim Asesor dan Auditor mengkaji evaluasi diri yang dibuat merujuk kepada sasaran mutu yang telah ditetapkan.  Tim Asesor dan Auditor dapat berasal dari Faperta atau berasal dari fakultas lain. Tim Asesor dan Auditor kemudian  melakukan visitasi ke departemen. Setelah melakukan visitasi, tim Asesor dan auditor membuat berita acara yang antara lain menyebutkan temuan-temuan positif dan negatif dan menyampaikan hasilnya ke seluruh dosen dan tenaga kependidikan di departemen pada hari terakhir asesmen untuk mendapatkan umpan balik. Setelah departemen menyetujui dan berjanji akan memperbaik dalam waktu yangditentukani, maka berita acara tersebut ditandatangani oleh kedua belah pihak.  Ketua KAI dan KMM juga mempresentasikan hasil asesmen dan audit dalam Rapat Pimpinan untuk mendapat umpan balik(feed back) atas hasil asesmen dan audit untuk segera ada perbaikan pada periode ke depan. Siklus penjaminan mutu tersebut terus berulang setiap tahun, sehingga perbaikan berkelanjutan terhadap berbagai aspek penyelenggaraan tinggi dapat terus berjalan.